Каса і рахунок ФОП

Каса (РРО/ПРРО) і рахунок ФОП

Коротко й по суті: що таке каса, хто з підприємців зобов'язаний її застосовувати, як вона реєструється в податковій, як пов'язана з банківським рахунком і чому «каса» та «рахунок» — це не два різні доходи.

1. РРО і ПРРО — що це і чим відрізняються

І РРО, і ПРРО роблять одне: реєструють кожну розрахункову операцію, видають покупцю фіскальний чек і передають дані у ДПС онлайн. Для податкової вони рівнозначні.

РРО — реєстратор розрахункових операцій

Класичний касовий апарат — «залізо», що друкує паперові фіскальні чеки. Потребує купівлі пристрою й обслуговування.

ПРРО — програмний РРО

Та сама фіскалізація, але у вигляді програми: застосунок на смартфоні, планшеті чи комп'ютері (напр. Checkbox, Вчасно.Каса, безкоштовний ПРРО від ДПС, вбудована каса в monobank тощо). Окреме «залізо» не потрібне, чек — електронний (за бажанням друкується). Для більшості ФОП сьогодні ПРРО — простіший і дешевший варіант.

2. Хто з ФОП зобов'язаний застосовувати касу

Головне тут — не сума доходу, а спосіб оплати:

• Група 1 (єдиний податок) — касу застосовувати не потрібно.
• Групи 2, 3, 4 — зобов'язані застосовувати РРО/ПРРО, коли приймають оплату готівкою або платіжною карткою (термінал/еквайринг, оплата на сайті).
• Виняток: якщо ви отримуєте оплату виключно безготівково — переказом за реквізитами на ваш поточний рахунок (клієнт платить через свій банк на ваш IBAN, а не карткою в точці продажу), — каса не потрібна.

Простими словами: готівка або термінал → каса потрібна; лише банківський переказ на рахунок → каса не потрібна. Є й окремі рідкісні винятки (напр. продаж власної сільгосппродукції) — для нетипової діяльності уточнюйте.

3. Як зареєструвати ПРРО в кабінеті ДПС

Реєстрація безкоштовна, повністю онлайн в Електронному кабінеті платника (потрібен КЕП):

1. Господарська одиниця. Спершу зареєструйте місце ведення діяльності — форма 20-ОПП (навіть якщо торгуєте онлайн — вказують сайт/склад).
2. Заява про реєстрацію ПРРО — форма F/J 1316602; прив'язуєте до господарської одиниці. У відповідь отримуєте фіскальний номер ПРРО.
3. Касири. Повідомлення про надання доступу касирам — форма 5-ПРРО (для ФОП касиром зазвичай є сам підприємець за своїм КЕП).
4. Робота. У застосунку ПРРО відкриваєте зміну, пробиваєте чеки, наприкінці дня формуєте Z-звіт.

4. Банківський рахунок ФОП

Для підприємницької діяльності відкривають окремий поточний рахунок ФОП — це не ваша особиста картка:

• Рахунок ФОП — балансовий код 26 00/26 03 у IBAN (напр. UA…2600…). Саме на нього мають надходити оплати від клієнтів.
• Особиста картка — код 26 20/26 25. Її не використовують для підприємницьких надходжень.
• Дохід ФОП — це надходження на рахунок ФОП (плюс готівка через касу). Перекази між власними рахунками (напр. з рахунку ФОП на особисту картку) доходом не є.

Банк повідомляє ДПС про відкриття/закриття рахунку ФОП, а рухи по рахунку податкова може отримати за запитом.

5. Касовий розрив — що це і як не потрапити

Податкова може співставляти фіскальні дані каси (ПРРО) з рухом коштів на рахунку. «Касовий розрив» — це коли ці цифри не сходяться без пояснення. Найчастіші причини розбіжності:

• Комісія еквайрингу. Покупець платить, скажімо, 299 грн (це фіксує каса), а банк зараховує на рахунок за вирахуванням комісії — 295,11 грн. Різниця — комісія банку.
• Час зарахування. Оплата карткою фіскалізується одразу, а на рахунок надходить через 1–2 дні (інколи — на межі кварталу).
• Різні канали. Частина оплат — через касу/термінал, частина — прямим переказом на рахунок.

Ключове правило: оподатковуваний дохід — це брутто (скільки заплатив клієнт), а не сума після комісії банку. Комісія — це ваша витрата, вона дохід не зменшує. Тому декларувати «за сумою на рахунку» (295,11) не можна — це заниження.

6. Задвоєння звітності: каса + рахунок не додаються

Каса і рахунок — це не два різні доходи, а одна виручка, показана з двох боків. Картковий продаж потрапляє і в касу (як чек), і на рахунок (як зарахування). Якщо їх скласти — та сама сума порахується двічі.

Тому дохід рахують один раз: за фактичними надходженнями (брутто), а каса слугує контрольною нижньою межею — задекларований дохід не може бути меншим за фіскалізований касою.

7. Як це рахує FopCheck

• Відновлюємо брутто. Для еквайрингу банк у призначенні платежу пише брутто й комісію (напр. «…Загалом 299 грн. Комісія банку 3,89 грн»). У дохід іде 299, а не 295,11 — але лише коли зараховане + комісія точно = брутто (до копійки).
• Каса — нижня межа. Якщо дохід по рахунку виходить меншим за касу, ми попереджаємо, а не ховаємо.
• Не задвоюємо. У «Стан справ» дохід показано одним числом (по рахунку), а каса — окремим рядком-контролем, а не другою сумою.

Клієнт розрахувався карткою на 299 грн: